Verslag kennissessie Verrichtingenthesaurus

Ervaringen delen en van elkaar leren, dat was de insteek tijdens de Kennissessie Verrichtingenthesaurus op 28 januari 2020. Gastheer Noordwest Ziekenhuisgroep ging drie maanden geleden als eerste ziekenhuis over op de Verrichtingenthesaurus. Hoe hebben ze dat aangepakt? Wat zijn de eerste ervaringen? Deze vragen werden door verschillende afdelingen beantwoord.

Joop Hendriks, voorzitter raad van bestuur, heette de 40 deelnemers van diverse ChipSoft-ziekenhuizen welkom. ‘Noordwest Ziekenhuisgroep komt voort uit een fusie van verschillende ziekenhuizen. Onze uitdaging daarbij is de zorg efficiënt neer te zetten en de administratieve processen op orde te hebben. Daarnaast hebben we met elkaar doelstellingen rond ontwikkelingen als horizontaal toezicht geformuleerd en hebben medisch specialisten behoefte aan een systeem dat het registratieproces vereenvoudigt. In mijn ogen is de Verrichtingenthesaurus ondersteunend aan deze uitdagingen. We kijken terug op een feest van samenwerking tussen de verschillende afdelingen, ChipSoft en DHD.’

Een groot aantal van die verschillende samenwerkende afdelingen binnen Noordwest Ziekenhuisgroep presenteerde samen de aanpak en eerste bevindingen: Willem Onderwater (implementatiemanager), Jos van Helvoirt (hoofd Zorgadministratie), Mijke Wessels (OK-organisatie), Karien Huisman (Laboratorium KCHI) en Nina Ket (BI). De highlights:

• ‘Zoals jullie zojuist in de video (klik op de afbeelding) hebben gezien, biedt de Verrichtingenthesaurus allerlei voordelen voor de specialist en andere gebruikers.’ [JvH]
• ‘Laten we als sector samen voor één oplossing kiezen. Een breed gedragen, actuele en goed onderhouden standaard is noodzakelijk bij eenmalige vastlegging voor meervoudig gebruik.’ [JvH]
• ‘Voor alle afdelingen die met de VT gaan werken, is het cruciaal om samen met de Zorgadministratie de mapping door te nemen.’ [JvH]
• ‘Ga je toch al over op HiX 6.2, pak dan gelijk de Verrichtingenthesaurus mee. Daarmee voorkom je verandermoeheid binnen de organisatie...’ [JvH]
• ‘…Maar zie het wél als volwaardig project. Maak het niet te klein.’ [WO]
• ‘Als je nu het CBV gebruikt, map dan álle gebruikte CBV-codes op VT-codes en leg het ter goedkeuring voor aan specialisten. Wordt het afgekeurd, vraag dan een nieuwe of aangepaste code aan bij DHD.’ [WO]
• ‘Op de OK slaan we twee vliegen in één klap: er is geen vervuiling meer én we hebben een optimalisatieslag gemaakt door het vooraf vullen van opnamegegevens, het koppelen van apparatuur en klaarzetprotocollen.’ [MW]
• ‘Licht de gebruikers goed in en geef ze even de tijd om aan de nieuwe werkwijze te wennen; zoiets moet erin slijten.’ [MW]
• ‘Ik heb ruim 1.600 codes vergeleken met behulp van de mappingtool. Dit nam ongeveer vier dagen in beslag. Er kwamen slechts 8 issues naar boven en na implementatie hebben we geen aanleverproblemen gehad.’ [KH]
• ‘Denk ook aan andere systemen waar de factuurcodes heen worden verzonden, zoals Starlet van de huisartsen.’ [KH]
• ‘Een afleiding naar een zorgactiviteit kan verschuiven. Dat is niet erg en soms zelfs een verbetering, maar je moet het wel in de gaten houden.’ [NK]
• ‘Als je zoals ons de historische data niet converteert, heb je te maken met een trendbreuk in data en rapporten. Wel kun je op hoger niveau selecties blijven maken op ZA-niveau en die uitklappen naar CBV/VT…’ [NK]
• ‘…Maar vanwege de fusie hadden wij sowieso al te maken met twee ZIS’en. We beschouwen de invoering van de VT als een schoon nieuw nulpunt.’ [JvH]
• ‘De eerste periode na de livegang publiceren we wekelijkse in plaats van maandelijkse rapportages om de productie te monitoren.’ [NK]

Deze Kennissessie Verrichtingenthesaurus werd speciaal voor ChipSoft-gebruikers georganiseerd. ChipSoft zelf was uiteraard ook aanwezig. Software consultant Rani Piarelal wil de overgang naar de nieuwe registratiestandaard vooral zo soepel mogelijk maken voor ziekenhuizen. ‘Er zijn allerlei manieren waarop wordt geregistreerd. Qua gebruikte stelsels – CBV, ZA of eigen invoercodes, maar ook qua methoden – automatisch, met sjablonen of handmatig. Wij proberen dat zo efficiënt mogelijk te faciliteren in HiX met onder andere import- en mappingtools en conversiefunctionaliteit.’

Voor de gebruiker moet dat vooral eenvoudig werken. Daarom verandert de inrichting van sjablonen niet, enkel de codes, en is een nieuwe zoekfunctionaliteit in HiX uitgeleverd voor de VT. Piarelal: ‘Daarin kun je onder andere zoeken op code, (delen van) omschrijvingen en afkortingen en worden ook veelgemaakte spel- en typfouten herkend.’ Daarnaast kunnen gebruikers vanaf begin februari een implementatieplan voor de Verrichtingenthesaurus downloaden via de supportsite van ChipSoft.

Heb je het over het gebruik in de praktijk, dan kun je natuurlijk niet om de primaire gebruiker heen: de specialist. Neurochirurg Bas Idema werkt inmiddels drie maanden met de Verrichtingenthesaurus en was nauw betrokken bij de implementatie. Voor hem heeft de VT vooral meer inzicht en duidelijkheid opgeleverd. ‘Je kunt een verrichting makkelijker terugvinden, omdat in het CBV van die onmogelijke afkortingen en zinloze combinaties worden gebruikt. “Circumferente spondylodese van 1 segment via 1 benadering” leest toch wat makkelijker dan “WERVELKOLOM-SPONDYL.LUMB.POST.INTERCORP.GRAFT-CAGE 1 SEGM”.’

In het geval van een spondylodese is het aantal termen bovendien teruggebracht van 270 in het CBV naar 35 in de VT. ‘Dat is veel overzichtelijker, omdat je de meeste toch niet gebruikt. Het detailleringsniveau is daarbij wel een aandachtspunt, bijvoorbeeld wanneer je voor DICA moet aanleveren of vergelijkingen met het verleden maakt.’ Mis je echt een term, dan kun je deze aanvragen via DHD.

Tot problemen heeft de overgang vooralsnog niet of nauwelijks geleid. ‘Ook niet bij collega’s. Het is wel belangrijk dat je vooraf goed de lijst doorneemt met de Zorgadministratie en de OK. Dat is best even een klus. Het loopt verder goed, dus ik ben wel tevreden.’

Al deze ervaringen boden veel stof tot nadenken. Er werd dan ook gretig gebruikgemaakt van de vragenronde. Een greep uit de vragen:

‘Hoeveel tijd nam de implementatie in beslag?’
Jos van Helvoirt: ‘We zijn in totaal vijf tot zes maanden bezig geweest. Mijn collega Maria Kavelaars-Domanska van de Zorgadministratie was er fulltime mee bezig en anderen uit het projectteam één à twee dagen per week.’
Bas Idema: ‘Ik was voor mijn specialisme een dag of vier bezig met de mapping van CBV- naar VT-codes.’

‘Wij maken gebruik van versie 6.1 van HiX. Kunnen wij de VT implementeren?’
Rani Piarelal: ‘Nee, daarvoor moet uw ziekenhuis overgaan op versie 6.2.’

‘Bas, gebruiken jullie deze nieuwe taal ook in de spreekkamer en in het patiëntenportaal?’
Bas Idema: ‘Nee, richting de patiënt gebruik je meer jip-en-janneketaal en in die taal wil je niet registreren.’
Claire Hoogerwerf: ‘Nictiz is wel druk bezig om tot één systeem voor patiëntvriendelijke termen te komen. Dit wordt zeer waarschijnlijk gemapt op SNOMED en daarmee ook aan de VT gekoppeld.’

‘Nog niet alle VT-codes zijn gekoppeld aan SNOMED. Wanneer is dit gereed?’
Claire Hoogerwerf: ‘Afgelopen jaar hebben we voor alle termen voorstellen naar Nictiz gestuurd en zij hebben alles beoordeeld. Wij zijn nu in afwachting van de herbeoordelingen, waarbij soms ook de wetenschappelijke vereniging nodig is. We verwachten dat bij de maart-release van Nictiz veel gepubliceerd wordt en het restant in de uitlevering van oktober.’

‘Wij registreren veel zeldzame ziekten. Wat moet je doen als die niet in de VT staan omdat anderen ze niet registreren?’
Claire Hoogerwerf: ‘Licht het betreffende specialisme goed door tijdens de impactanalyse en vraag missende codes bij ons aan. Dan pakken we dat gezamenlijk op.’

Ziekenhuizen die willen overgaan op de Verrichtingenthesaurus en/of de impact hiervan willen onderzoeken, kunnen gebruikmaken van ondersteuning door DHD. Dagvoorzitter en teammanager Registratiestandaarden Claire Hoogerwerf: ‘Met betrekking tot het uitvoeren van een impactanalyse kunnen wij onder andere helpen bij het bepalen van de doelstelling, bij de data-analyse en staan er diverse hulpmiddelen op onze website. Gaat uw ziekenhuis daadwerkelijk over, dan kan DHD optreden als sparringpartner, adviseren bij de migratie van CBV- naar VT-codes, wijzigingsverzoeken afhandelen en meedenken over gebruik en inrichting van het epd. Neem dus vooral contact met ons op.’