Serious game: eenduidige registratie van gegevens in 'Medisch Centrum Oost'

​Dinsdag 26 september 2017: team Registratiestandaarden van DHD waant zich als medewerkers en patiënten van ziekenhuis Medisch Centrum Oost. Iedereen neemt zijn of haar rol uiterst serieus bij het spelen van de serious game die is ontwikkeld door het programma Registratie aan de bron.

​In de serious game wordt een ziekenhuis in het klein nagespeeld. Patiënten verplaatsen zich langs assistenten, verpleegkundigen en artsen terwijl zij zorginformatie vastleggen in het EPD. Op die manier wordt inzichtelijk gemaakt wat het betekent wanneer informatie steeds opnieuw moet worden uitgevraagd, opgezocht en geregistreerd. Wat het kan opleveren als informatie op een andere manier wordt vastgelegd en kan worden hergebruikt.


Mentale transitie

Voordat het spel van start gaat, geven spelleiders Arjen Huizinga (tevens projectleider Registratie aan de bron) en Annelien de Ruijter-Stapel een korte uitleg. Aan de basis van Registratie aan de bron ligt het uniform registreren van data en het hergebruik ervan. Huizinga: ‘Wat zou het fijn zijn als iedereen op dezelfde manier zou registreren. Dan kunnen dezelfde data voor meerdere doeleinden worden gebruikt. Denk aan stuurinformatie, patiëntportalen, digitale overdracht tussen ziekenhuizen en onderzoek.’ 

De doelstelling is helder: in 2020 dient 80% van de zorginformatie van de Basisgegevensset Zorg gestructureerd en eenduidig te worden vastgelegd door zorgverleners en patiënten. In het kader hiervan werkt Registratie aan de bron aan:

  • Eenheid van taal: hierbij spelen bijvoorbeeld de Diagnosethesaurus en Verrichtingenthesaurus een belangrijke rol. 

  • Doorvoering in de systemen, onder andere in het EPD van de ziekenhuizen.

  • De mentale transitie. Huizinga: ‘Dit is misschien wel de lastigste. Hoe zorgen we ervoor dat iedereen dit gaat doen?‘ De serious game is een van de middelen die hiervoor worden ingezet.


Serious game DHD 1.JPG

‘De patiënt is kwijt’ 

Dan is het zover, het spel gaat van start. Op de ziekenhuisvloer lopen rond: vier patiënten, twee baliemedewerkers, twee verpleegkundigen, drie medisch specialisten, een zorgadministrateur en een informatiemanager. Samen hebben zij als doel een zo hoog mogelijke score te behalen op de volgende indicatoren: 


​Kwaliteit van de behandeling​​Hoge patiënttevredenheid
​Goede diagnoseKorte wachttijden​
​Passende behandeling​Prettige omgang met de patiënt
​Goede vastlegging van de zorginformatie


Belangrijk is dat proces op de juiste manier wordt doorlopen vanaf het moment dat de patiënt in de wachtkamer zit. Dit blijkt in de praktijk gemakkelijker gezegd dan gedaan. Dat er al snel chaos heerst, is ook af te leiden uit de kreten die voorbij komen: ‘alle verpleegkundigen zijn bezet’, ‘de patiënt is kwijt’, ‘artsen laten steken vallen’ en ‘jongens, jullie moeten tempo maken’. 


Serious game DHD 2.JPG

Een eerste evaluatie

Na de eerste ronde is het tijd voor een tussentijdse evaluatie. Iedere ‘rol’ heeft te maken met zijn eigen frustraties. Zo ervaren de baliemedewerkers dat patiënten na de intake verdwijnen, het is niet duidelijk wat er daarna met ze gebeurt. De medisch specialisten spreken over veel wachttijd, ze hebben weinig patiënten gesproken. De patiënten geven aan dat ze twee keer dezelfde informatie hebben moeten geven; bij de verpleegkundige en bij de medisch specialist. De informatiemanager ziet dan ook heel wat verbeterpunten en benadrukt het belang van het direct aangeven van het probleem als je ergens tegenaan loopt. Dan kan er meteen actie worden ondernomen.


Wanneer de rust is wedergekeerd…

Na het treffen van een aantal maatregelen is in de tweede ronde de rust wedergekeerd in Medisch Centrum Oost. De medewerkers weten beter wat er van hen wordt verwacht en de patiënten hoeven minder lang te wachten. Ook is er een nieuw formulier geïntroduceerd waardoor meer overzicht ontstaat in het dossier en er minder dubbele vragen worden gesteld aan de patiënt. De patiënten zeggen na afloop dan ook dat zij zich geen nummer meer voelden.


Serious game DHD 3.JPG

Eén lijn  

Alle deelnemers zijn het erover eens dat de serious game goed inzicht geeft in de verschillende rollen en processen die er zijn en op welke punten er informatie wordt geregistreerd. Een van de belangrijkste lessen van vandaag is dat je onderdeel bent van een keten. Je moet goed van elkaar weten wat er wordt verwacht. Als de processen niet goed georganiseerd zijn en iedere ‘rol’ zijn eigen lijn trekt, gaat het al snel mis.

​Dit zag je goed terug in de eerste ronde van het spel. Toen vervolgens duidelijkere afspraken werden gemaakt en de manier van registreren werd aangepast, zag je direct een duidelijke verbetering op alle punten. 


De score!

Een spel blijft natuurlijk een spel dat je wilt winnen. Met 123 punten heeft team Registratiestandaarden van DHD de hoogste score tot nu toe gehaald! Wij raden iedereen die te maken heeft met het registreren van zorgdata van harte aan om de game te spelen. Op de website van Registratie aan de bron vindt u meer informatie. Ook is Registratie aan de bron met een stand aanwezig op het symposium Verrichtingenthesaurus op 7 november in het Spoorwegmuseum in Utrecht.