‘En nu allemaal de handen uit de mouwen’ – verslag symposium Verrichtingenthesaurus

‘Wie van jullie was aanwezig bij het symposium Diagnosethesaurus?’ Dagvoorzitter Gert-Jan van Boven, directeur van DHD, ziet de nodige handen omhooggaan in de theaterzaal van het Spoorwegmuseum Utrecht. Twee jaar na dat symposium staat de andere thesaurus op het programma: de Verrichtingenthesaurus, die vanaf december wordt uitgeleverd.

Paul de Laat is de eerste spreker die in de spotlights treedt. Letterlijk, want het fraaie, bontgekleurde podium van de theaterzaal heeft wel iets weg van een fel verlicht circus. De Laat, kinderarts i.o. bij het Erasmus MC en lid van de Nederlandse Vereniging voor Kindergeneeskunde, is nauw betrokken geweest bij de totstandkoming van de Verrichtingenthesaurus. Een belangrijk initiatief, zo geeft hij met een voorbeeld uit OpenDIS aan. ‘Kijk je bijvoorbeeld naar het aantal kinderen met hersenvliesontsteking dat in 2014 maximaal vijf verpleegdagen opgenomen is geweest, dan zie je een totaal van 344 patiënten. Slechts 216 van die patiënten hebben volgens de data echter een ruggenprik gekregen en er is aan meer patiënten antibiotica verstrekt dan er infusen zijn aangelegd.’

DHD_Spoorwegmuseum-55.jpg DHD_Spoorwegmuseum-46.jpg 

Hulp nodig bij registratie

Een helder voorbeeld dat volgens de kinderarts aangeeft dat het registreren van verrichtingen in de praktijk best lastig is. ‘Daar hebben we hulp bij nodig.’ Daarom heeft hij in de afgelopen periode intensief meegewerkt aan het samenstellen van de lijst voor Kindergeneeskunde in de Verrichtingenthesaurus. ‘Het was veel werk, maar we denken dat er nu een product staat waar we iets mee kunnen. Nu is het de verantwoordelijkheid van ons allemaal om de Verrichtingenthesaurus zo goed mogelijk te implementeren, zodat we de vruchten kunnen plukken van het voorwerk. Zo’n implementatie is een flinke klus, dus allemaal de handen uit de mouwen!’

Om artsen te ondersteunen bij het registratieproces is de T-Rex ontwikkeld. De Laat demonstreert de app waarmee je uitgebreid kunt zoeken in de Diagnose- en Verrichtingenthesaurus aan de hand van een demo. ‘In een Excellijst zoeken is niet handig. In de T-Rex hoef je slechts een deel van de verrichting in te typen. Voer ik bijvoorbeeld “infuus” in binnen mijn specialisme, dan verschijnen er twee verschillende soorten infusen. Door via de T-Rex de juiste term op te zoeken, kun je sneller registreren en maak je minder fouten. Of als ik niet meer weet dat de correcte term “beademing met continuitive positive airway pressure” is, dan voer ik simpelweg “cpap” in en vind ik de complete term mét afleidingen. Erg handig.’

DHD_Spoorwegmuseum-63.jpg DHD_Spoorwegmuseum-79.jpg

‘Stel, je hebt allerlei verrichtingen uitgevoerd bij een kind, zoals drie pogingen tot een infuus inbrengen. Waarom zou je dat allemaal registreren?’ De Laat antwoordt resoluut op de vraag uit het publiek. ‘Omdat we er met zijn allen voor hebben gekozen om zorgproducten te vullen. Dat is de realiteit. Laten we er samen voor zorgen dat dit zo efficiënt mogelijk gebeurt.’ Vanuit de zaal wordt De Laat erop gewezen dat een goede registratie niet alleen van belang is voor de financiële afwikkeling, maar ook voor goede zorg, onderzoek en beleid. Een punt waar hij het helemaal mee eens is.

‘Kunnen we vanaf december direct aan de gang als we willen? Of ben je net als destijds met de Diagnosethesaurus eerst een jaar kwijt aan opstarten?’, klinkt het elders in de zaal. De Laat: ‘We hebben veel geleerd van het proces rond de Diagnosethesaurus. De Verrichtingenthesaurus wordt momenteel als bètaversie uitgeleverd, waardoor vóór de productieversie al veel losse eindjes zijn opgelost.’

DHD_Spoorwegmuseum-12.jpg DHD_Spoorwegmuseum-14.jpg

De zorg van nu in de taal van nu

Het vormt een mooi bruggetje naar de tweede spreker van de dag. Pleun Rijkers is bij DHD projectleider van de Verrichtingenthesaurus. Hij vertelt hoe de standaard tot stand is gekomen. ‘Ons doel was een moderne, medisch-inhoudelijke standaard voor verrichtingen te ontwikkelen waarbij het gebruik door de zorgverlener centraal staat: de zorg van nu in de taal van nu. Met uitgebreide mogelijkheden voor uitwisseling van gegevens, zowel binnen als buiten de eigen instelling.’

DHD_Spoorwegmuseum-74.jpg DHD_Spoorwegmuseum-1.jpg

Rijkers wijst naar een slide waarop diverse toepassingen staan die in het tweede deel van het symposium zullen worden toegelicht. Zelf gaat hij over op de drie ‘sporen’ die het project kent. De eerste is vulling & review. Door middel van ’32 ronden langs de velden’ zijn samen met de wetenschappelijke verenigingen de lijsten voor de verschillende specialismen gevuld. Daarnaast hebben zorgadministraties tijdens reviewsessies de lijsten onder de loep genomen. Rijkers: ‘Daardoor is de kwaliteit van de vulling al in een vroeg stadium heel goed geworden. We hadden deze zaal wel twee, drie keer kunnen vullen met alle mensen die hebben meegeholpen’, vertelt hij het 150-koppige publiek. ‘Dankzij de hulp van zoveel mensen is het een heel breed gedragen thesaurus.’

De andere sporen die de projectleider onderscheidt, zijn kennisdeling en implementatie. Van kennissessies met leveranciers, overleggen met de klankbordgroep en nieuwsbrieven tot bèta-uitleveringen, impactanalyses en documentatie voor implementatie: alles staat in het teken van een zo goed mogelijke productieversie van de Verrichtingenthesaurus. ‘Is hij straks in december dan perfect?’, vraagt Rijkers zichzelf hardop af. ‘De lijst is door onze uitvoerige kwaliteitscontroles heen gekomen. Toch zullen er in de praktijk absoluut nog dingen boven water komen. Zo werkt dat nu eenmaal. Die zaken zullen we oppakken in het wijzigingsproces. Ondertussen staat het team klaar om ondersteuning te bieden aan instellingen die de thesaurus in de praktijk willen gebruiken en gaan we aan de slag met praktische toepassingen. We willen ervoor zorgen dat werken met het EPD leuk wordt voor de zorgverlener.’

DHD_Spoorwegmuseum-170.jpg DHD_Spoorwegmuseum-168.jpg

‘Zoek het maar uit’

Terwijl achter de schermen nog hard werd gewerkt aan het vullen en testen van de lijsten, voerde het UMC Utrecht een impactanalyse uit. Oftewel: welke verwachte impact heeft implementatie van de Verrichtingenthesaurus? Caj Oosters, hoofd Zorgadministratie & Informatie: ‘We hebben al geruime tijd het idee dat het Verrichtingenbestand (CBV) aan vernieuwing toe is. In de Verrichtingenthesaurus zitten aspecten waar wij op zaten te wachten. Dat klinkt goed, maar ik ben ook ICT’er. Als ik hoor dat het complete codestelsel moet worden aangepast, dan heb ik wel een aantal kritische vragen voor DHD. Ik legde ze voor aan Gert-Jan van Boven, waarop hij antwoordde: “zoek het maar uit”. Dat hebben we gedaan’, vertelt Oosters met een knipoog.

Hij geeft het woord aan Yvon Heijmans, die samen met DHD projectleider van de impactanalyse in het UMCU was. Ze begint haar presentatie met een live-enquête over het gebruik van het CBV, die de aanwezigen via hun smartphone kunnen invullen. De uitkomst: de CBV-codes worden voor veel meer doeleinden gebruikt dan puur de vastlegging van verrichtingen. Het geeft aan met hoeveel zaken je rekening moet houden bij het invoeren van de Verrichtingenthesaurus. Daarom heeft het UMCU de impact op de volgende onderdelen onderzocht:

  • Zorgverleners en zorgregistratie/-administratie
  • Financiën
  • Informatievoorziening & bedrijfsvoering
  • Onderzoek
  • Functioneel beheer & technologie
  • Verrichtingenbeheer

DHD_Spoorwegmuseum-174.jpg DHD_Spoorwegmuseum-169.jpg

DHD_Spoorwegmuseum-163.jpg DHD_Spoorwegmuseum-167.jpg

Periode van gewenning

Heijmans: ‘Het heeft bijvoorbeeld impact op het registratieproces van allerlei afdelingen. Iedereen moet wennen aan een nieuw codestelsel. Hoeveel tijd en moeite dat kost, verschilt per individu en onderwerp. Op termijn verwachten we echter een verbetering in de kwaliteit van geregistreerde verrichtingen.’

Ook op het gebied van het financiële proces wordt de nodige impact verwacht. CBV-codes worden in veel gevallen niet een-op-een overgenomen in de Verrichtingenthesaurus, wat invloed kan hebben op de kostprijzen. Verder moet je onder andere rekening houden met een eenmalige trendbreuk wanneer het op informatievoorziening en onderzoeksdata aankomt, en zullen technische aanpassingen nodig zijn.

Tot slot geeft de projectleider de aanwezigen een aantal tips mee. Zo beveelt ze iedereen aan om zelf ook een impactanalyse uit te voeren en niet te schrikken van de impact. Wel dien je de implementatie serieus te nemen door voldoende middelen beschikbaar te stellen en op tijd te beginnen. Verder raadt ze instellingen aan om gezamenlijk met andere instellingen en DHD op zoek te gaan naar oplossingen, zodat er niet onnodig dubbel werk wordt verricht.

Uit de zaal klinkt de vraag of het UMCU, nu de impactanalyse is afgerond, direct tot implementatie overgaat. Caj Oosters: ‘Nee, zover zijn we nog niet. De eerste stap was de impact in kaart te brengen. Nu is het een kwestie van inplannen en op gang brengen. Ik denk echter dat we het wel gaan doen.’

DHD_Spoorwegmuseum-176.jpg

Legoblokjes

Een onderwerp dat de laatste tijd nadrukkelijk in de belangstelling staat, is het VIPP-programma. Of voluit: het Versnellingsprogramma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional. Het is de vreemde eend in de bijt tijdens het symposium, realiseert projectleider Ingrid van Es van de NVZ zich. ‘Maar er is wel degelijk een link met de Verrichtingenthesaurus.’

VIPP is voortgekomen uit het ‘De patiënt als partner’-hoofdstuk van de NVZ-visie ‘Zorg voor 2020’. Het idee erachter is dat patiënten steeds meer de regie krijgen en zorgverleners in toenemende mate een rol in de keten rondom die patiënt hebben. VIPP heeft als doel de patiënt meer inzicht te geven in zijn eigen zorg. Instellingen kunnen achteraf, als zij aantoonbaar bepaalde doelstellingen hebben behaald rond informatie-uitwisseling met de patiënt, subsidie krijgen vanuit het ministerie van Volksgezondheid.

Van Es: ‘Ziekenhuizen starten al wel initiatieven op, maar doen dat nog in heel beperkte mate. Om die initiatieven te bevorderen, zijn standaarden broodnodig. Die vormen een belangrijk uitgangspunt van het programma.’ VIPP ontwikkelt daarvoor zelf geen standaarden, maar maakt gebruik van al bestaande.

Een daarvan is de Basisgegevensset Zorg van het programma Registratie aan de bron. ‘Die Basisgegevensset bestaat uit 26 zorginformatiebouwstenen; een soort legoblokjes met informatie die je kunt hergebruiken’, legt Van Es uit. Twee van die 26 bouwstenen zijn voor diagnosen en verrichtingen. Deze vul je met behulp van respectievelijk de Diagnose- en Verrichtingenthesaurus.’ Daarmee dragen de thesauri bij aan de doelen die vanuit het programma zijn vastgesteld.

DHD_Spoorwegmuseum-100.jpg DHD_Spoorwegmuseum-145.jpg

Efficiënte NICE-registratie met de thesauri

Het tweede, en afsluitende, praktijkvoorbeeld van de avond is de NICE-registratie. NICE staat voor Nationale Intensive Care Evaluatie en is al in 1996 ontstaan, leggen Sylvia Shackleton (manager Kwaliteit & Organisatie bij de NVZ en voorheen werkzaam als intensivist) en dagvoorzitter Gert-Jan van Boven uit. Zij vervangen gezamenlijk Ferishta Bakhshi-Raiez, die wegens een auto-ongeluk niet aanwezig kon zijn.

In 1996 was de NICE-registratie nog heel beperkt, legt Shackleton uit. ‘Het was een minimale basisset van wat standaard op de intensive care werd vastgelegd, zoals gegevens met betrekking tot pols en beademing. In de loop der jaren zijn daar steeds meer modulen en uitbreidingen aan toegevoegd, waaronder kwaliteitsindicatoren. Het betekende een enorme groei van de vastgelegde data.’

De vastlegging verloopt bovendien inefficiënt. Zo worden gegevens volgens een eigen codelijst of in vrije tekst geregistreerd. Deze volzinnen moeten vervolgens handmatig worden omgezet voor de NICE-registratie. Dossiers stapelen zich op; het wegwerken ervan is tijdrovend en kostbaar.

Momenteel wordt een combinatie gemaakt met de Diagnose- en Verrichtingenthesaurus. Hierdoor zal een efficiëntere en meer gestandaardiseerde versie van NICE ontstaan. De gegevens worden in het EPD of PDMS vastgelegd aan de hand van beide thesauri en kunnen rechtstreeks worden overgenomen in de kwaliteitsregistratie. De vastgelegde gegevens kunnen vervolgens met een betere kwaliteit worden gebruikt voor onder andere patiëntenzorg, data-aanleveringen, onderzoek, benchmarking, managementinformatie en beslissingsondersteuning.

DHD_Spoorwegmuseum-152.jpg DHD_Spoorwegmuseum-185.jpg

Ook u kunt een impactanalyse uitvoeren

Het praktijkvoorbeeld vormt een passende afsluiter van het symposium. Met de verschijning van de productieversie van de Verrichtingenthesaurus in december 2017 ligt de weg open voor gebruik in de praktijk. Graag horen we van u welke toepassingsmogelijkheden u voor de Verrichtingenthesaurus ziet en of uw instelling geïnteresseerd is in een impactanalyse. U kunt hiervoor contact opnemen via info@dhd.nl.

DHD_Spoorwegmuseum-188.jpg DHD_Spoorwegmuseum-189.jpgDHD_Spoorwegmuseum-7.jpgcs2.jpg

DHD_Spoorwegmuseum-201.jpg DHD_Spoorwegmuseum-37.jpg

DHD_Spoorwegmuseum-141.jpg DHD_Spoorwegmuseum-132.jpg

DHD_Spoorwegmuseum-131.jpg DHD_Spoorwegmuseum-10.jpg