‘Nu investeren in de Verrichtingenthesaurus is meedenken over de toekomst’

Ziekenhuis St Jansdal heeft als eerste Epic-ziekenhuis de Verrichtingenthesaurus in gebruik genomen. In een periode van tien weken gingen de CBV-codes eruit en zijn de Verrichtingenthesaurustermen het uitgangspunt van de verrichtingenregistratie geworden. Op donderdag 17 juni 2021 deelden St Jansdal en Epic hun ervaringen en geleerde lessen met de zestig (online) deelnemers.

Verslag van de kennissessie Verrichtingenthesaurus voor Epic-gebruikers

Dagvoorzitter Claire Hoogerwerf, teammanager Registratiestandaarden bij DHD, vertelt in het openingswoord dat zij blij is dat we deze sessie samen met het St Jansdal hebben kunnen organiseren: ‘Dat betekent enerzijds dat er een Epic-ziekenhuis live is gegaan met de Verrichtingenthesaurus en anderzijds dat er veel interesse is bij andere ziekenhuizen.’  Van elk Epic-huis zijn minimaal twee medewerkers aanwezig. De zestig deelnemers vormen een gevarieerd publiek, bestaande uit applicatiedeskundigen, zorgadministrateurs, medisch specialisten, financials en BI-consultants. 


Verstandig om in vroeg stadium betrokken te zijn 

‘We zijn dit traject gestart vanuit een praktische maar wel belangrijke vraag’, vertelt Bart-Jan Verhoeff, CMIO bij het St Jansdal. ‘De CBV-codes gaan een keer stoppen en wij zochten naar een alternatief. De Verrichtingenthesaurus heeft als belofte in zich dat eenmalige registratie leidt tot vele voordelen voor alle ziekenhuizen.’ Hij geeft als voorbeeld dat je eenduidige kwaliteitscontroles kunt uitvoeren, omdat je verrichtingen gemakkelijker kan vergelijken.  

Verhoeff: ‘De voordelen voor de arts zijn nog niet direct evident, maar komen er wel aan. Als de thesaurus meer functionaliteiten en dus meer mogelijkheden krijgt, dan is het wel zo handig dat je weet waar het over gaat. Als je dan nog moet overstappen en alles nog moet leren, dan heb je een steilere leercurve te gaan. Het is de moeite waard om dat te voorkomen.’  

'Artsen, maak registreren met de VT onderdeel van de statusvoering'


De CMIO roept artsen op om in een vroeg stadium betrokken te zijn bij de Verrichtingenthesaurus, net als bij de Diagnosethesaurus: ‘Ik kan dat niet vaak genoeg benoemen, want ik merk dat artsen zich vaak nog geen eigenaar voelen van de thesauri. Verrichtingen worden nu met name geregistreerd voor declaraties, maar we moeten ernaartoe groeien dat het onderdeel wordt van onze statusvoering.’ 


Van visie naar praktische aanpak

Op 1 januari 2021 ging het St Jansdal over op de Verrichtingenthesaurus. Ilse Geerts, applicatiecoördinator dbc en facturering en tevens projectleider van de implementatie, vat de aanpak kort samen: ‘We hebben veel tijd gestoken in het maken van de vertaaltabel en de afstemming met de dokters waar dat nodig was. Vervolgens hebben we in twee weken tijd alle aanpassingen in Epic doorgevoerd. Vlak voor Kerstmis bleek dat er voor de OK nog herzieningen moesten plaatsvinden. De financiële impactanalyse hebben we achteraf gedaan.’   

Tijdslijn implementatie.png


Ervaringen en geleerde lessen op een rij

Bij de implementatie van de Verrichtingenthesaurus is een heel team betrokken. Ilse Geerts wordt bij haar presentatie dan ook ondersteund door controller Corné Jansen, manager Zorgcontrol Emma Vellacott en applicatiecoördinator OK Daniël Dobbenberg. Vanuit hun functie en perspectief nemen ze de deelnemers mee in hun ervaringen en geleerde lessen. 

Ilse Geerts: ‘Zorg dat je een goede tabel hebt waarin de vertaling van CBV-code naar VT-term wordt gemaakt. Wij hebben de vertaaltabel van DHD als basis genomen voor onze eigen vertaaltabel. Deze hebben we toegepast op de CBV-codes waar we de afgelopen drie jaar op hebben geregistreerd.'

'Communicatie is key, vervolgt Geerts. 'Plan voldoende tijd voor de communicatie en afstemming met de vakgroepen. Zowel om af te stemmen over vertalingen waarvoor je input van de arts nodig hebt als voor het informeren over de veranderingen die gaan plaatsvinden.’

'De impact van de Verrichtingenthesaurus op de financiën is nihil'

Corné Jansen: ‘Voor de financiële analyse hebben we alle ZA-codes twee keer door de grouper van Logex gehaald: de eerste keer op basis van de oude ZA-codes (CBV) en de tweede keer op basis van de nieuwe ZA-codes (Verrichtingenthesaurus). Vervolgens hebben we voor alle afwijkingen per vakgroep gekeken waar deze vandaan kwamen. Bij een vakgroep bleek er een verkeerde vertaling te zijn gemaakt en voor twee andere vakgroepen werden de verschillen veroorzaakt door een wijziging van de regelgeving per 1 januari 2021. Rekening houdend met deze verklaringen is de eindconclusie dat de impact op de financiën nihil is.’  

Emma Vellacott: ‘Voor de afdeling Zorgcontrol was het een prettige overgang. We moesten vooral even wennen aan de Verrichtingenthesauruscodes, de CBV-codes kenden we namelijk uit ons hoofd. De vertaaltabel en T-Rex maakten het zoeken naar de juiste codes makkelijker. Elke medewerker heeft bovendien voor zijn/haar eigen specialisme een overzicht gemaakt van de codes die vaak worden gebruikt.’ 

De overgang naar de Verrichtingenthesaurus heeft ook de artsen wakker geschud. Zo kregen we soms terug dat er een verrichting kwijt was. Meestal bleek dat niet zo te zijn, de verrichting had dan een iets andere benaming gekregen. Ook de angst voor onderregistratie was aanwezig, maar daar konden we de financiële impactanalyse voor gebruiken of even met ze meekijken. Dan bleek het mee te vallen.’ 

Daniël Dobbenberg: ‘Ons epd is ingericht op basis van OK-codes, waaraan verschillende dingen hangen: de Verrichtingenthesauruscode (voorheen de CBV-code), de gemiddelde tijdsduur van de verrichting, preoperatieve protocollen en klaarzetkaarten. Dat zijn veel dingen om rekening mee te houden. Niet alles bleek mee te veranderen op het moment dat de verrichtingencode werd geüpdatet, waardoor we alles moesten nalopen. Dat was nog een behoorlijk grote klus. Mijn aanbeveling is dan ook: maak er voor de OK een groot project van. Vanwege de grote impact op de werkprocessen is het bovendien heel belangrijk om alle codes met de artsen en het OK-personeel door te spreken.’

Bekijk voor alle aandachtspunten de volledige presentatie van het St Jansdal.


Handige tools voor de implementatie

De implementatie van de Verrichtingenthesaurus in Epic, dus in het epd, bleek eigenlijk weinig tijd te kosten. De meeste tijd zat in de voorbereidende werkzaamheden. Arthur Dwarkasing, DBC Technical Services bij Epic, vertelt dat goed is nagedacht over wat de transitie van registratie op basis van CBV en zorgactiviteiten naar de Verrichtingenthesaurus inhoudt. Op basis hiervan heeft Epic een planning en draaiboek gemaakt voor de ziekenhuizen.  

Ilse Geerts vult aan: ‘Gelukkig hoeft niet alles handmatig te worden uitgezocht en aangepast. Epic levert diverse tools om dit te doen.’  Dwarkasing geeft aan dat er een tool is die in kaart brengt waar alle verrichtingen vandaan komen, zoals de voorkeurslijsten, orders of verpleegdagentabel. Een andere tool die hij noemt is de ‘order mapping utility’. Deze helpt bij het in kaart brengen van de koppeling tussen de orders en geeft aan waar een keuze gemaakt moet worden over de te koppelen Verrichtingenthesauruscode. Nadat er een keuze is gemaakt, kun je met deze tool de orders ook updaten.


De kip met de gouden eieren

Medisch Centrum Leeuwarden (MCL) heeft al slim gebruikgemaakt van de kennis en ervaringen van het St Jansdal. Jellie Pijl, beleidsadviseur Zorgadministratie, noemt het ‘gluren bij de buren’. Pijl: ‘We zagen daar vooral een pragmatische oplossing, waarbij je aan de voorkant veel hetzelfde laat voor de medisch specialist en aan de achterkant toch over bent op de Verrichtingenthesaurus. Dit leidde tot een groeiende steun binnen het MCL. ‘

Pijl gaat verder: ‘Uiteindelijk willen wij de kip met de gouden eieren! Voor ons is dat het inzetten van spraaktechnologie om de administratie voor de medisch specialist gemakkelijker te maken. Daarvoor gebruiken we het liefst een landelijke tabel zoals de VT, omdat we anders het risico lopen dat lokale initiatieven het over gaan nemen. We weten nog niet precies hoe dat eruit komt te zien, maar met ons toekomstbeeld in gedachten weten we wel dat we nu voorzichtig de eerste stappen moeten zetten. Dus ook al denken we dat we op dit moment nog niet kunnen wat je potentieel zou moeten kunnen met de Verrichtingenthesaurus, wij stappen toch in op dit moment. En dan hopen we straks de kip met de gouden eieren te bereiken.’ 


Implementeren doen we samen 

Robert Molthof, specialist registratiestandaarden bij DHD, raadt elk ziekenhuis aan eerst een impactanalyse te doen. Elk ziekenhuis heeft weer andere keuzes gemaakt in de inrichting van het epd en het gebruik van data. Je wilt in kaart brengen hoe dat zit voordat je gaat implementeren. Ook onderzoek je met een impactanalyse wat een goede fasering zou zijn voor je implementatie. 

Impactanalyse-data-analyse.pngMolthof: ‘De impactanalyse omvat onder andere een data-analyse. Dit kun je zelf doen, maar DHD helpt hier ook graag bij. Op basis van productiecijfers analyseren wij welke codes worden vervangen door thesauruscodes. Op deze manier zie je vooraf of er nog keuzes gemaakt moeten worden. Een vervolgstap die wij aanraden is inzoomen op specialismeniveau, aangezien dat het aantal keuzes vaak verkleint.’ 

DHD ondersteunt ziekenhuizen ook op andere manieren voorafgaand aan en tijdens het implementatieproces. Molthof: ‘We hebben veel kennis en documenten die we kunnen delen en kunnen ziekenhuizen met elkaar in contact brengen voor het uitwisselen van ervaringen. Ook maken we migratietabellen voor CBV- en ZA-codes en zorgen dat wijzigingsverzoeken worden opgepakt. Tot slot kunnen we samen in gesprek gaan met epd-leveranciers en ziekenhuizen over de mogelijkheden bij ervaren knelpunten.’

Molthof vertelt dat een steeds groter beroep op de ondersteuning wordt gedaan: ‘We krijgen een toenemend aantal vragen, meerdere ziekenhuizen hebben de implementatiedatum vaststaan en andere ziekenhuizen hebben hun plannen met ons gedeeld. Inmiddels heeft ook het Canisius Wilhelmina Ziekenhuis (CWZ) de Verrichtingenthesaurus geïmplementeerd. Het balletje begint te rollen!’ De woorden van Bart-Jan Verhoeff (CMIO St Jansdal) sluiten hier mooi bij aan: ‘We zijn nu nog een van de weinigen die de Verrichtingenthesaurus gebruiken, maar we gaan ervan uit dat dit gaat veranderen.’ 


Meer informatie over (het implementeren van) de Verrichtingenthesaurus of gebruikmaken van onze ondersteuningsmogelijkheden? Kijk op onze website of neem contact met ons op via 030 799 61 65 of info@dhd.nl. Voor meer ervaringen met het implementatieproces wijzen we u graag op de interviews met medewerkers van Noordwest Ziekenhuisgroep