Datakwaliteit: een gedeelde verantwoordelijkheid (interview)

In februari nam Jan Pieters, medisch codeur bij Treant Zorggroep, ons mee in het proces van tijdig data aanleveren aan de LBZ. Ditmaal nemen we een kijkje achter de schermen bij Amsterdam UMC, locatie VUmc. Coördinator medische codering René Huijsman vertelt onder andere dat hij het bewaken van de datakwaliteit als een gedeelde verantwoordelijkheid ziet.

Maart 2019

Eind vorig jaar stuurde het CBS een brief naar alle ziekenhuizen om aandacht te vragen voor de onvolledige diagnoseregistratie bij dagopnamen. René Huijsman verbaast zich over de discussie die daarop ontstond over het belang van de registratie. ‘Ten eerste is het een Europese verplichting. Daarnaast is het belangrijk met het oog op bijvoorbeeld kwaliteitsindicatoren, wetenschappelijk onderzoek en stuurinformatie. Ja, ik kan best wel boos worden als men zegt dat dagbehandelingen minder interessant worden gevonden en er daarom minder tijd voor de codering wordt vrijgemaakt.’


Rene-Huijsman-VUmc-AmsterdamUMC-DHD.JPGJe verantwoordelijkheid nemen

Het is tekenend voor zijn gedrevenheid wanneer het aankomt op het bewaken van de datakwaliteit. Op de afdeling Medische codering wordt alles gecodeerd: langdurige observaties, klinische opnamen én dagopnamen. In totaal zijn dat ongeveer 46.000 registraties per jaar. Huijsman: ‘Wij controleren de bronregistratie ook. Ik vind dat je als codeur die verantwoordelijkheid ook moet nemen, want jij bent degene die alles ziet. Als het echt niet klopt, dan vragen we de arts of DBC-adviseur dit in het bronbestand aan te passen. Zelf corrigeren we onder andere op herkomst, bestemming en gepland versus ongepland.’


‘De nieuwe sterftecijfers zijn er’

Een van de middelen die Huijsman en zijn team inzetten voor het monitoren van de datakwaliteit is de Hospital Data Viewer (HDV). En dan in het bijzonder de sterftecijfers (HSMR) en Onverwacht Lange Opnameduur (OLO). ‘Zodra onze interne rapportage is gedraaid en de data zijn aangeleverd, staan de nieuwe gegevens een week later al in de HDV. Ik maak dan gelijk een export naar excel en geef mijn collega’s een seintje: “de nieuwe sterftecijfers zijn er”. Alle codeurs op de afdeling controleren de opnamen. Voor de HSMR controleren we de hoofddiagnose, de Charlson-nevendiagnosen en we nemen dan ook gelijk de hoofdverrichtingen mee. Ook gaan we na of de codeadviezen zijn opgevolgd en of de herkomst gepland of ongepland is. Altijd weer halen we er verbeterpunten uit.’

Dat is één van de vier controles die de medisch codeurs van VUmc maandelijks uitvoeren. Naast de sterftecijfers wordt ook de OLO geanalyseerd, wordt een aselecte steekproef (iedereen codeert onafhankelijk van elkaar dezelfde casus) gehouden en vindt een controle plaats op iets wat al gecodeerd is. Huijsman: ‘Dat laatste hebben we verwerkt in een KPI. Je ziet dan bijvoorbeeld hoeveel procent van de hoofddiagnosen, nevendiagnosen en hoofdverrichtingen goed is gecodeerd.’


Wanneer is goed goed genoeg?

Bij zoveel controles is het belangrijk om af te wegen hoeveel aandacht waarnaar uitgaat. Met andere woorden: wanneer is goed goed genoeg? Je kunt immers altijd nóg dieper in de getallen duiken. Huijsman beaamt dat dat een lastige afweging is. ‘Je bent sowieso afhankelijk van je capaciteit. Maar je kunt altijd wel tijd vrijmaken om naar je sterfte- en OLO-cijfers te kijken. Het fijne aan de HDV is dat je in één oogopslag ziet wat je cijfers zijn en hoe die zich verhouden tot andere instellingen.’

Tref je daar een afwijking in aan, dan kan dat een signaal zijn om uit te zoeken waar het aan ligt. In eerste instantie zoek je daarbij de verklaring in eigen huis, geeft Huijsman aan. ‘Maar er zijn ook HSMR-overleggen waarbij alle UMC’s betrokken zijn. We kijken dan samen naar de mogelijke redenen voor afwijkende cijfers. Wordt met andere protocollen gewerkt? Is er verschil in het soort patiënten dat wordt behandeld? Of wordt wellicht op een andere manier vastgelegd?’

DHD kantoorsettings extra-24 +.jpg

Zelf doktertje spelen

Het zorgdragen voor een goede registratie en kwaliteit van patiëntenzorg is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Daarom werken de medisch codeurs in VUmc veel samen met andere afdelingen. Een voorbeeld hiervan zijn de artsen. Huijsman: ‘Wij schakelen onderling veel met betrekking tot de sterftecijfers. Aan de commissie die zich bezighoudt met dossieronderzoek leveren we dossiers aan voor analyse in de HDV. Wanneer een dossier onlogische of onvolledige informatie bevat, klopt de dossieronderzoeker bij ons aan om samen de reden te achterhalen.’

Huijsman geeft een voorbeeld: ‘Laatst stond niet in een dossier dat het een veel dieper gelegen abces betrof. De reden hiervoor was dat deze informatie niet in de ontslagbrief was opgenomen. Dan weet je dat als codeur ook niet. Het is de basis waarop wij coderen, dus kan een codeerfout ontstaan wanneer de informatie onvolledig is. Wij gaan als codeur niet zelf doktertje spelen.’

Wat betreft die ontslagbrief heeft Huijsman overigens een dringende wens. ‘We wachten al vijftien jaar op een goede gestandaardiseerde ontslagbrief. Wij zijn afhankelijk van de informatie uit die brief, maar merken nog steeds dat er geen uniformiteit is. Een beschouwend specialisme vindt andere informatie belangrijk dan bijvoorbeeld een snijdend specialisme. Sinds we twee jaar geleden zijn overgegaan naar een ander EPD zijn de gegevens gelukkig al wel sneller beschikbaar.’


DHD besteedt graag aandacht aan uw praktijkervaringen met onze producten en diensten. Heeft u net zo’n enthousiast verhaal als René Huijsman? Neem dan contact met ons op via communicatie@dhd.nl.