'Vol vertrouwen richting de jaarafsluiting'

Regelmatig communiceren wij over het gebruik van onze informatieproducten. Wilt u goed gebruik kunnen maken van deze producten, dan is het belangrijk dat uw ziekenhuis op de juiste manier data aanlevert aan de LBZ. Medisch codeur Jan Pieters laat zien hoe Treant Zorggroep tijdens het fuseren de aanleveringen aan de LBZ op orde heeft gekregen.

Februari 2019

​Tips & tricks voor de aanleveringen aan de LBZ


Treant Zorggroep komt voort uit een fusie van drie ziekenhuizen – Emmen, Hoogeveen en Stadskanaal – en twintig centra voor verpleeg-, revalidatie- en ouderenzorg. Zoals wel vaker bij fusies het geval is, kwamen bij Treant verschillende werkwijzen bij elkaar, vertelt medisch codeur Jan Pieters. ‘Ieder ziekenhuis had zijn eigen systeem. De afgelopen jaren zijn we bij elkaar in één gebouw geplaatst en zijn we gezamenlijk overgegaan op één systeem.’


Naar een gezamenlijke modus

Jan-Pieters-Treant-Zorggroep.JPG

Dat ging niet zonder slag of stoot. Onafhankelijk hadden de ziekenhuizen geen of weinig achterstanden in de aanlevering aan de Landelijke Basisregistratie Ziekenhuiszorg (LBZ). Door de werkzaamheden rondom de fusie, zoals de overgang naar een gezamenlijk ZIS, liepen de achterstanden op. ‘De afgelopen tijd is veel aandacht uitgegaan naar het wegwerken van de achterstanden’, vertelt Pieters. ‘Daarbij hebben we onze verschillende aanpakken gedeeld en samen een goede modus gevonden om de tijdigheid van de medische en financiële LBZ-aanleveringen te waarborgen.’

Zo werken de acht codeurs van het samengevoegde team aan de hand van een gezamenlijke codeeragenda in Excel. Ongeacht of iemand thuis of op locatie werkt, heeft iedereen inzicht in de voortgang van het codeerwerk en de aanleveringen. Zo zie je bijvoorbeeld dat je ene collega 11 november aan het coderen is en een andere 13 november. Ben je klaar met een dag, dan vink je die af. Pieters: ‘Vroeger schreven we dat op een briefje, waardoor je soms het overzicht miste. Dat is nu verleden tijd. Bijkomend voordeel is dat het systeem ons op de laatste dag van de maand een melding geeft dat de data kunnen worden aangeleverd aan de LBZ.’


Korte lijntjes

Tijdens zo’n aanlevering nemen Pieters en zijn collega’s alle data mee. Dus niet alleen de diagnosen bij de klinische opnamen en dagverpleging die zij zelf voor hun rekening nemen, maar ook onderdelen waarop zijn afdeling geen invloed heeft, zoals de ambulante zorg die bij de medisch secretariaten is ondergebracht. Die samenwerking met andere afdelingen werkt vloeiend, omdat de lijntjes binnen Treant kort zijn. ‘Wij zijn net als de Zorgregistratie onderdeel van Zorgadministratie. We zitten allemaal in één grote kantoortuin, vaak maar een paar meter bij elkaar vandaan. Als wij iets opmerken wat buiten het codeerwereldje valt, dan spelen we dit door naar onze collega’s.’

Zelf heeft de codeerafdeling van Treant over het algemeen geen directe afstemming met medisch specialisten. Ziet hij bijvoorbeeld dat een verrichting door de fusie op verschillende manieren wordt geregistreerd, dan neemt hij dit op in de probleemlijst voor het betreffende medisch specialisme. De Zorgregistratie stemt dit vervolgens af met het specialisme of rechtstreeks met de specialist.


Voorbereid de jaarafsluiting in

Wat volgens Pieters ook helpt bij het op orde houden van de LBZ-aanleveringen zijn de kwaliteitsrapportages die hij sinds 2017 twee keer per jaar van DHD ontvangt. ‘Dat vind ik een erg goede ontwikkeling. In het verleden was het nog wel eens stressvol als je dacht klaar te zijn voor een registratiejaar, maar dan tijdens de jaarafsluiting voor de medische LBZ-data opeens geconfronteerd werd met een bulk foutmeldingen. Dan moest je last minute 600 regels doorzetten naar de Zorgregistratie. DHD heeft goed naar de ziekenhuizen geluisterd door nu tussentijds aan te geven hoe je ervoor staat, zodat je tijdig kunt ingrijpen. Ik raad iedereen aan hier gebruik van te maken.’

'Aan de hand van de kwaliteitsrapportages kun je tijdig ingrijpen. Ik raad iedereen aan hiervan gebruik te maken'

Wat hem betreft hoeven die signalen overigens niet altijd vanuit DHD te komen. Zo wordt eens per jaar een overzicht van de randtotalen door DHD naar de ziekenhuizen gestuurd, maar vraagt hij deze cijfers zelf elk kwartaal op bij de BI-afdeling van Treant. ‘Op die manier kun je actief monitoren of je op het goede spoor zit. Momenteel zitten er zo weinig fouten in de randtotalen dat ik de jaarafsluiting met vertrouwen tegemoet zie.’


Van elkaar leren

Tot slot heeft de medisch codeur een laatste tip voor andere ziekenhuizen: ‘Organiseer interne kennissessies over de afdelingen heen. Leer van elkaar. Zo nodigen wij drie keer per jaar een AIOS uit om ons bij te praten over een specialisme waar we graag meer over leren. Dat zijn geen codeeradviezen, maar colleges die zijn ingestoken op de ziektebeelden an sich. De Zorgregistratie  schuift altijd aan en de assistent zelf vindt het ook fijn om zijn kennis te delen. Op die manier helpen we elkaar het gewenste kwaliteitsniveau te behalen. #trotsoptreant noemen we dat.’

Bent u al klaar voor de jaarafsluiting LBZ? Hier vindt u de kalender met alle deadlines voor het aanleveren van de medische LBZ-data.