‘Rustige overgang zonder grote problemen’

Na eerdere artikelen over de impactanalyse en de blik van de arts sluiten we de artikelenreeks over het gebruik van de Verrichtingenthesaurus bij Noordwest Ziekenhuisgroep af met een terugblik op de implementatie en de eerste praktijkervaringen. Implementatiemanager Willem Onderwater en functioneel beheerders Maria Kavelaars (Zorgadministratie) en Karien Huisman (Laboratorium) nemen u mee in het proces en geven praktische tips.

December 2019

Implementatie van de Verrichtingenthesaurus is een vrij intensief project, omdat het verschillende afdelingen en systemen in het ziekenhuis raakt. Om het overzicht te bewaren, is een goede afbakening daarom belangrijk. Implementatiemanager Willem Onderwater vat de focus kort samen: ‘De relevante CBV-codes omzetten naar Verrichtingenthesaurus-codes en zorgen voor voldoende draagvlak onder artsen en andere gebruikers’. De eerste praktische stap daarbij was bepalen welke CBV-codes moesten worden omgezet. Het antwoord: alleen de codes die sinds juli 2018 – toen Noordwest overging naar het epd HiX – zijn geregistreerd. ‘Als je ze niet gebruikt, hoef je ze immers ook niet te mappen; je moet prioriteren.’


Overgang met kleine uitdagingen

Maria Kavelaars-Domanska, functioneel beheerder Zorgadministratie, kijkt terug op een rustige overgang zonder grote problemen. Ze begon het proces door bij de BI-afdeling een excelbestand met de geregistreerde verrichtingen op te vragen. Die lijst koppelde ze aan de migratietool van DHD en nam ze samen met artsen van de verschillende medische specialismen door. ‘Stuk voor stuk gingen we de codes langs. We noteerden of ze goed waren en zo niet, welke code het wel moest zijn. Sommige CBV-codes zijn in de Verrichtingenthesaurus met meer detail opgenomen, waarbij we moesten afwegen welke de juiste is. Het was een heel prettige samenwerking met de artsen.’

Wel kwam al snel een uitdaging naar voren: CBV-codes zijn specialisme-overstijgend, terwijl een verrichting in de Verrichtingenthesaurus meerdere codes heeft als verschillende specialismen het gebruiken. ‘Daar moeten we nog steeds een goede oplossing voor vinden, want BI houdt op basis van codes bij hoe vaak een verrichting specialisme-overstijgend is uitgevoerd.’ Hier biedt de afleiding naar SNOMED CT uitkomst, omdat de verrichting daar één op één gekoppeld is. Ook moesten in bepaalde gevallen wijzigingsverzoeken bij DHD worden aangevraagd, wat voor enige vertraging zorgde. ‘Hiervoor waren we afhankelijk van de beoordeling door de wetenschappelijke verenigingen.’

Een ander aandachtspunt was de automatische afleiding naar zorgactiviteiten voor de declaratie. De verrichtingen in de thesaurus kunnen namelijk naar andere ZA-codes afleiden dan het CBV. Uiteindelijk bleek dit bij ongeveer 250 codes het geval te zijn. Onderwater: ‘Dat is niet heel veel, maar je moet het wel goed in de gaten houden.’


Betrek de gebruikers op een praktische manier

Bij de implementatie van de Verrichtingenthesaurus is het belangrijk om alle stakeholders goed te betrekken en informeren. Zo werden zowel voor de locaties Alkmaar als Den Helder vier algemene kennissessies georganiseerd waar iedereen zich voor kon inschrijven. Ook gaven Kavelaars en haar collega’s specifieke presentaties voor artsen en consulenten. Onderwater: ‘Die sessies hadden een heel praktische insteek: “je zag eerst deze code en nu zie je dit”, met daarbij foto’s van het epd. Vervolgens konden de aanwezigen die kennis weer verspreiden op hun afdeling. Daardoor communiceer je op een efficiënte manier zo breed mogelijk.’

2017 gesprek arts patient op bed 1.jpgDesondanks raadt Kavelaars andere ziekenhuizen aan nog meer grip erop te houden. ‘We dachten dat we de sessies goed hadden gecommuniceerd, maar toch gaven collega’s na afloop aan er niks over gehoord te hebben. We hadden dus beter moeten controleren of de informatie iedereen bereikte. Een onvoorzien gevolg was dat we afwijkingen in de agendamodule tegenkwamen. Voorheen kon je bijvoorbeeld zien dat een coloscopie was uitgevoerd in het kader van bevolkingsonderzoek, nu zagen ze alleen “coloscopie met poliepectomie” omdat je in de Verrichtingenthesaurus niet de reden van behandeling kunt selecteren. Dit hebben we opgelost door de reden in een aparte kolom op te nemen.’


Begin op tijd met de deelsystemen

Ook geeft ze andere ziekenhuizen als tip op tijd te beginnen met het testen van externe deelsystemen. Bij Noordwest Ziekenhuisgroep gebruiken ze er vier: voor Radiotherapie, het Laboratorium, Medische microbiologie en Pathologie. Kavelaars: ‘Die laatste twee blijven met declaratiecodes werken, omdat dat voor hen voldoende is. Radiotherapie en het lab zijn wel over op de Verrichtingenthesaurus. Zij hebben de omzetting naar thesauruscodes en de aanleveringen in HiX al vrij vroeg getest. Daardoor is het proces soepel verlopen.’

Karien Huisman was als functioneel beheerder Laboratorium nauw betrokken bij de overgang. Net als de artsen zorgde ze er aan de hand van tabellen voor dat alle gebruikte CBV-codes werden omgezet. ‘Ik heb bij elke van de ongeveer 1.600 gerapporteerde testcodes een thesauruscode gezocht. Daarbij kon een CBV-code ook door meerdere thesauruscodes worden vervangen, waardoor het soms wel een puzzel was. Tussen mijn andere werkzaamheden door pakte ik steeds een stukje op. Ik denk dat het me in totaal ongeveer vier dagen heeft gekost, verspreid over enkele weken.’

Anderhalve maand na de implementatie merkt Huisman zelf weinig meer van de omzetting, mede doordat de thesauruscodes niet op de voorgrond in het deelsysteem zichtbaar zijn. ‘De eerste dagen kregen we nog wat codevragen vanuit de financiële administratie, maar dat is inmiddels opgedroogd.’ Verder heeft ook zij een tip voor andere ziekenhuizen: richt je bij de omzetting niet alleen op de financiële afleiding. ‘Wij maken gebruik van telcodes voor managementoverzichten, dus niet voor facturering. Dat bracht uitzoekwerk met zich mee. Ook moesten de gewijzigde codes worden doorgegeven aan het huisartsensysteem van Starlet. Dat is niet per se ingewikkeld, maar je moet het wel op tijd doen.’


Afsluitende tips & tricks

Omdat je nooit te veel praktische aanbevelingen kunt hebben, zetten Kavelaars (K) en Onderwater (O) er tot slot nog enkele op een rij:

  • K: ‘Stem heel goed af met de afdeling Financiën. Wij overlegden gedurende het traject wekelijks over praktische zaken en zorgden voor een goede kennisoverdracht aan de consulenten. Je kunt aan het getal van de thesauruscode bijvoorbeeld niet herkennen waar de term voor wordt gebruikt, wat bij het CBV wel zo was. Daarom hebben we het nu zoveel mogelijk automatisch ingericht, zodat je er niet over na hoeft te denken.’
  • K: ‘Betrek Business Intelligence op tijd. Daardoor kwamen ze nog voor de implementatie mogelijke problemen op het spoor, die we vervolgens gezamenlijk hebben aangepakt. Wel levert de monitoring van verschuivingen pas over langere tijd resultaten op, wanneer voldoende DBC’s zijn afgesloten.’
  • O: ‘Probeer de systematieken in stand te houden. HiX kun je bijvoorbeeld zo instellen dat een vinklijst van tien verrichtingen wordt aangehouden. In de beleving verandert er dan niet zoveel.’
  • O: ‘Als je overgaat, ga dan ook volledig over. We hadden de invoercode op basis van het CBV kunnen houden. Dat hebben we niet gedaan, omdat het voor verwarring zou zorgen. Bij de bronregistratie zou dan weinig veranderen, dat moet je niet doen.’
  • O: ‘Houd het team van de impactanalyse in stand. Dat zorgt bij het invoeren en testen voor continuïteit.’


Dit is het afsluitende deel in een reeks artikelen over Noordwest Ziekenhuisgroep. Eerder verschenen artikelen over de impactanalyse en de blik van de arts.
Op dinsdag 28 januari 2020 gaan ChipSoft-gebruikers met elkaar in gesprek tijdens de kennissessie bij Noordwest in Alkmaar. Zie deze pagina voor meer info en aanmelden.