Kwaliteit van zorg uitgangspunt bij de registratie
Juli 2019
Dit najaar gaat Noordwest Ziekenhuisgroep als eerste ziekenhuis over op de Verrichtingenthesaurus. In de komende maanden belichten we dit proces van verschillende kanten; wat komt erbij kijken en wat levert de Verrichtingenthesaurus in de praktijk op? Als eerste blikken we met hoofd Zorgadministratie Jos van Helvoirt terug op de impactanalyse die Noordwest begin dit jaar afrondde.
Wat was de aanleiding om een overgang naar de Verrichtingenthesaurus te onderzoeken?
‘De voornaamste reden was dat het onderhoud aan het Verrichtingenbestand (CBV) gaat stoppen en wij als Noordwest het CBV sowieso al niet diepgaand genoeg vonden. Bijvoorbeeld op het gebied van onderzoek zeggen CBV-codes niet zoveel, er zit minder medisch detail in. Daarnaast zijn we vorig jaar overgegaan op HiX, het epd/zis van ChipSoft. We hebben dat moment ook aangegrepen om een impactanalyse voor de Verrichtingenthesaurus te starten.’
Welke inzichten hoopten jullie met de impactanalyse op te doen?
‘UMC Utrecht heeft eind 2017 een impactanalyse voor de Verrichtingenthesaurus uitgevoerd. Een van de conclusies daarbij was dat implementatie om een flinke inspanning in uren en geld vraagt. Wij wilden nagaan of dat ook voor een groot STZ-ziekenhuis als Noordwest geldt. Zoals verwacht bleek dat niet het geval. Wij hebben aanzienlijk minder mankracht nodig om de Verrichtingenthesaurus in te voeren. Doordat wij de implementatie laten samenvallen met de grote update van HiX 6.1 naar 6.2 kunnen wij het testen, het scholen en het inzetten van resources bovendien samenvoegen.
‘Pak de Verrichtingenthesaurus gelijk mee bij een grote implementatie. Daarmee voorkom je verandermoeheid’
Ik kan iedereen aanraden om de implementatie samen te pakken met een dergelijk project. Elke organisatie heeft al zoveel veranderingen doorgemaakt op registratiegebied, dus moeten we zuinig zijn op de momenten die we kunnen claimen. Anders ontstaat verandermoeheid in de organisatie. Je badkamer of keuken verbouwen is een grote operatie, maar als onderdeel van het verbouwen van je woning valt het reuze mee.
Tot slot hebben wij tijdens de impactanalyse natuurlijk gekeken naar de baten van de Verrichtingenthesaurus op verschillende vlakken.’
Wie waren bij de impactanalyse betrokken?
‘We hebben allereerst een kernteam van drie personen samengesteld, bestaande uit een ingehuurde projectleider die het ziekenhuis van binnen goed kent, een medisch codeur die sinds jaar en dag het CBV overziet en ikzelf als hoofd Zorgadministratie. Daar hebben we onderzoeks- en ondersteunende afdelingen aan toegevoegd en een aantal specialismen als afvaardiging van het primaire registratieproces. Hiervoor hebben we de grootste beschouwende specialismen – Cardiologie, Interne geneeskunde, Kindergeneeskunde en Nucleaire geneeskunde – en de grootste snijdende – Chirurgie en Orthopedie – geselecteerd. Ook zijn de deelsystemen in de impactanalyse meegenomen en is de impact op ICT en business control onderzocht, met name op het gebied van rapportages en kostprijsprofielen.’
Wat waren vooraf de verwachtingen van de Verrichtingenthesaurus en in hoeverre werden deze weerspiegeld in de resultaten?
‘Een van de belangrijkste verwachtingen was dat we over een veel specifiekere verrichtingencodelijst zullen beschikken, wat onder meer voor onderzoek een groot voordeel is. De Verrichtingenthesaurus is immers veel meer geënt op kwaliteit van zorg en medische terminologie dan een registratiecode die voor declaratie is bedoeld.
Ik heb dan ook mijn vraagtekens bij ziekenhuizen die zeggen dat ze op basis van ZA-codes sturen op kwaliteit. Dat kán wel, maar je mist medische inhoud en de koppeling met het internationale codestelsel SNOMED CT. Ik hoor artsen ook vaak zeggen dat ze CBV-codes niet herkennen. De termen in de Verrichtingenthesaurus zijn opgesteld in de taal van de arts en leiden automatisch af naar ZA-codes, dus kan de arts focussen op de medische inhoud. Daarnaast past eenduidigheid bij de toekomstige manier van samenwerken tussen ziekenhuizen en met andere sectoren.
Bovendien bevat het CBV ontzettend veel oude verrichtingen en verrichtingen die wij niet gebruiken. Daar heb je alleen maar last van; het overzicht ontbreekt daardoor. De lijsten van de Verrichtingenthesaurus zijn veel beter werkbaar en specifiek te maken voor de eigen organisatie, zo bleek uit de impactanalyse.
Bij de overgang naar een andere registratiestandaard heb je met het oog op onderzoek wel te maken met een trendbreuk. Ook dat hebben we met de impactanalyse onderzocht, maar bleek mee te vallen. Tegenwoordig heb je zoveel goede ICT-middelen voor een goede mapping. Bovendien worden de belangrijkste gevolgen van een trendbreuk voorkomen doordat de afleiding naar ZA-codes er met de Verrichtingenthesaurus nog steeds is.’
Welke groepen binnen het ziekenhuis gaan het meest merken van de overgang naar de Verrichtingenthesaurus? Wat verandert er voor hen?
‘Enerzijds Business control en Business intelligence, omdat zij te maken kunnen krijgen met trendbreuken en trendverlies in de kostprijzen. En uiteraard de artsen in het primaire registratieproces. Daarbij verandert niet het proces zelf, maar wel wát zij registreren. Dit zien we als een positieve verandering, omdat de bronregistratie het uitgangspunt is en de thesaurustermen zijn opgesteld in de taal van de arts. Wij zijn ervan overtuigd dat dat de enige juiste manier is. Immers: op de intuïtieve manier waarop je de patiënt uitlegt welke verrichting wordt uitgevoerd, leg je het ook vast in het epd.
Omdat de afleiding naar de financiële codes vanzelf volgt, zou daar ten opzichte van de oude situatie een verandering kunnen optreden. Maar goed, als dat zo is, is dat toch de werkelijkheid? De medische inhoud is het uitgangspunt en de afleiding is door de betreffende wetenschappelijke vereniging gemaakt, dus corrigeer je eerder iets wat voorheen fout ging dan dat het tot een nieuwe fout in de declaratie leidt. En als het dan toch echt fout is, dan stuur je gewoon een wijzigingsverzoek naar DHD.’
Welke aanbevelingen heeft u voor andere ziekenhuizen die nadenken over een overgang naar de Verrichtingenthesaurus?
‘Ik zou iedereen willen aansporen zo spoedig mogelijk over te stappen op de Verrichtingenthesaurus, zodat we landelijk naar één benchmarksysteem kunnen. Het blijft lastig als een deel nog het CBV, financiële codes of een eigen oplossing gebruikt. Bovendien kunnen we dan met zijn allen feedback geven, zodat de Verrichtingenthesaurus steeds beter wordt.
En daarnaast wat ik al aangaf: kies een moment waarop er tijd en ruimte is. Ga je bijvoorbeeld in januari over naar een grote nieuwe release van je epd/zis, creëer dan niet extra onrust binnen het ziekenhuis door enkele maanden later wéér een grote wijziging door te voeren. Pak het momentum.’
Dit was het eerste artikel rondom de implementatie van de Verrichtingenthesaurus bij Noordwest Ziekenhuisgroep. In het tweede artikel bekijken we de Verrichtingenthesaurus door de ogen van neurochirurg Bas Idema.